Engagement à l’égard de la protection de la vie privée
Soins à domicile Bayshore (« Bayshore ») s’engage depuis toujours à respecter et à protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels qui sont en sa possession.
La présente politique de confidentialité explique la façon dont nous recueillons, utilisons, conservons, transférons, divulguons et protégeons les renseignements personnels que vous nous fournissez sur le site diabetesexpress.ca (le « site ») qui est contrôlé par Bayshore et qui renvoie vers cette politique.
Veuillez lire cette politique avant d’utiliser le site ou de nous fournir des renseignements personnels. Par « renseignements personnels », on entend les renseignements qui vous identifient ou pourraient raisonnablement servir à vous identifier et qui sont fournis ou recueillis par l’intermédiaire de ce site et conservés par Bayshore sous une forme accessible dans le cadre de nos activités commerciales. Voici quelques exemples de renseignements personnels : votre nom, votre adresse postale et votre numéro de téléphone. Les renseignements personnels comprennent également des renseignements financiers, comme le numéro de votre carte de crédit, ainsi que des renseignements personnels sur votre santé, comme votre santé physique ou mentale.
Le programme de gestion de la protection de la vie privée de Bayshore est régi par les pratiques relatives au traitement des renseignements de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) et de même que par les normes provinciales et professionnelles qui s’appliquent.
Responsabilité
Chez Bayshore, tout le personnel est responsable et s’engage à respecter le caractère confidentiel de vos renseignements personnels. La gestion des risques, est la commissaire à la protection de la vie privée de Bayshore, et veille au respect des lois sur la protection des renseignements personnels et des pratiques de Bayshore à cet égard. Tous les membres du personnel de Bayshore sont toutefois tenus de respecter le caractère confidentiel des renseignements auxquels ils ont accès dans l’exercice de leurs fonctions. Pour nous en assurer, ils reçoivent une formation sur notre programme de gestion de la protection de la vie privée et les pratiques acceptables qui s’y rapportent.
Bayshore modifiera le présent document et son programme de gestion de la protection de la vie privée, comme requis, lorsque des modifications sont apportées aux lois sur la protection de la vie privée ou aux pratiques exemplaires qui s’y rapportent.
Quels types de renseignements recueillons-nous et à quelles fins?
Bayshore recueillera, conservera, traitera et utilisera les renseignements vous concernant, qui, selon nous, sont nécessaires pour vous fournir les soins et les services offerts par l’intermédiaire de ce site. Nous ne recueillons pas ces renseignements de façon arbitraire. Nous réexaminons constamment nos pratiques pour nous assurer que cela demeure vrai. Les renseignements personnels sont recueillis lorsque vous nous les fournissez vous-même, comme sur un formulaire de demande d’information sur ce site.
Notre personnel mettra tout en œuvre pour s’assurer que tous les renseignements personnels sont exacts, complets et à jour pour que nous puissions vous fournir les soins et les services appropriés. Nous avons toutefois besoin de votre aide à cet égard; veuillez nous informer si toute information relative aux soins dont vous avez besoin doit être modifiée. Vos informations ne sont pas tenues à jour après que vous avez cessé d'utiliser nos services.
Votre permission
Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels (y compris votre adresse électronique, votre nom et votre adresse postale) sur ce site, vous le faites de façon explicite et volontaire. En nous fournissant ces renseignements, vous consentez à ce qu’ils soient recueillis, conservés, traités et transférés à des fins commerciales légitimes, comme pour communiquer avec vous, pour répondre à vos demandes d’information et pour vous fournir les produits que vous avez commandés ainsi qu’aux autres fins que vous nous avez précisées, et aussi pour protéger nos propres intérêts commerciaux légitimes.
Bayshore peut par ailleurs recueillir des renseignements sur vos visites sur le site sans soumettre ces renseignements de façon active. Des renseignements non identifiables peuvent être recueillis au moyen de diverses technologies, comme des témoins, des marqueurs Internet et des pixels invisibles. Votre navigateur transmet automatiquement au site de Bayshore certains de ces renseignements, comme l’adresse URL du site Web que vous venez de visiter et la version du navigateur utilisé sur votre ordinateur. Les technologies de collecte passive de renseignements peuvent faciliter la façon dont votre utilisez ce site en permettant à Bayshore de fournir un meilleur service, de personnaliser les sites en fonction des préférences des utilisateurs, de compiler des statistiques, d’analyser les tendances, et d’administrer et d’améliorer ses sites Web. Certaines fonctions de ce site peuvent ne pas fonctionner sans le recours à ces technologies de collecte passive de renseignements. Les renseignements recueillis par ces technologies ne peuvent pas servir à vous identifier sans des renseignements identifiables supplémentaires.
Bayshore vous demandera votre consentement à divulguer vos renseignements personnels à des personnes ne faisant pas partie de l’équipe multidisciplinaire ou du « cercle de soins », lorsqu’elle reçoit des demandes d’accès appropriées. Bayshore consigne les renseignements personnels divulgués à des tiers qui n’en ont pas besoin pour des activités quotidiennes courantes.
Veuillez communiquer avec Bayshore en tout temps si vous désirez retirer votre consentement ou en modifier les conditions.
Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?
Vos renseignements personnels sont utilisés dans le seul but de vous fournir les services de santé demandés, de communiquer avec vous, de répondre à vos demandes d’information, de vous fournir les produits ou les services que vous avez commandés, ou aux autres fins que vous nous avez précisées, de même que pour protéger nos propres intérêts commerciaux légitimes. Il est possible aussi que vos renseignements soient examinés pendant nos audits et nos activités d’amélioration de la qualité. Le cas échéant, ces activités se déroulent sans qu’il soit possible d’identifier les personnes auxquelles se rapportent les renseignements. Ces activités constituent un élément important de notre système de gestion de la qualité et nous permettent de surveiller notre rendement et d’améliorer nos services de façon continue. Nous ne divulguons JAMAIS le nom de nos clients à d’autres personnes ou organismes à des fins commerciales, c’est-à-dire nous ne vendons pas, nous n’échangeons pas ou nous ne louons pas vos renseignements personnels.
Pendant la prestation des services et lorsque vous utilisez notre site, Bayshore gardera vos renseignements personnels aussi à jour que possible aux fins énoncées dans la présente politique. Vous devez toutefois nous aider à cet égard. Veuillez nous informer dès que possible si un changement pertinent a été apporté à vos renseignements personnels.
À qui communiquons-nous les renseignements personnels?
Dans le cadre des activités commerciales légitimes décrites ci-dessus, Bayshore peut divulguer les renseignements personnels que vous fournissez sur ce site aux parties suivantes, à la condition que ces parties conviennent de traiter ces renseignements conformément à la présente politique : ses entreprises affiliées ou apparentées; les tiers fournisseurs de services (qui peuvent se trouver à l’extérieur du Canada) dans le but de soutenir nos activités; des tiers fournisseurs de services et des fabricants de produits ainsi que leurs filiales ou entreprises affiliées (qui peuvent se trouver à l’extérieur du Canada) dans le but de soutenir les produits et les services offerts sur ce site; ou d’autres tiers en cas de vente, cession, fusion, plan d’arrangement ou autre transfert d’activités de Bayshore auxquelles se rapportent ces renseignements.
Par ailleurs, en fournissant vos renseignements personnels de votre plein gré sur ce site, vous consentez de façon explicite par les présentes à la divulgation par Bayshore des renseignements codés non identifiables vous concernant fournis sur ce site à des tiers ainsi qu’à leurs filiales ou entreprises affiliées dans le but d’analyser les données démographiques, de suivre l’évolution des marchés et d’améliorer les services et les produits de ces tiers. Ceux-ci peuvent par la suite divulguer vos renseignements non identifiables à leurs tiers fournisseurs de services (qui peuvent se trouver à l’extérieur du Canada) dans le but de soutenir leurs activités.
Par conséquent, vos renseignements personnels peuvent être utilisés, transférés, conservés ou traités à l’extérieur du Canada aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité. Les mesures contractuelles ou autre que Bayshore peut utiliser pour protéger vos renseignements personnels sont assujetties aux exigences juridiques des juridictions étrangères où vos renseignements personnels peuvent être transférés, conservés ou traités (par ex. les exigences juridiques relatives à la divulgation des renseignements personnels aux autorités gouvernementales de ces pays).
Dans de rares cas, la loi ou certaines autorités légales peuvent nous obliger à divulguer vos renseignements personnels, comme lorsque nous recevons une ordonnance du tribunal ou une assignation à témoigner. En pareils cas, Bayshore vérifiera l’autorité légale avant de lui divulguer les renseignements, et s’efforcera de lui divulguer uniquement ce qui est nécessaire pour satisfaire à la demande.
Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements personnels?
Bayshore continuera à avoir accès à vos renseignements personnels, même après la cessation des services. Nous conservons les dossiers des anciens clients pendant une période minimale de dix ans, ou plus si les règlements provinciaux l’exigent. Nous conservons les dossiers des enfants jusqu’à ce qu’ils deviennent majeurs et pendant une période supplémentaire de dix ans par la suite. Ces dossiers sont conservés de façon sûre dans chacune des succursales de Bayshore ou à tout autre endroit. Bayshore utilise des centres de stockage hors site dont les pratiques en matière de protection de la vie privée sont conformes aux lois pertinentes et seulement après que les centres ont signé une entente de non-divulgation. Nous tenons des registres des dossiers conservés afin de pouvoir les récupérer au besoin. Au terme de la période de dix ans, tous les renseignements personnels en notre possession, quel que soit leur format, sont détruits de manière confidentielle.
Dans certains cas, les dossiers créés par Bayshore sont conservés par d’autres organismes de soins de santé (« dépositaires de l’information sur la santé »), comme un programme de soins du gouvernement, un établissement médical ou un groupe effectuant des études cliniques. En pareils cas, ces organismes appliqueront leur propre calendrier de conservations à ces dossiers, et les demandes d’accès leur seront retransmises.
Mesures de sécurité
Bayshore considère vos renseignements personnels, y compris les renseignements sur votre santé comme des données strictement confidentielles et a mis en place plusieurs mécanismes de sécurité visant à assurer leur confidentialité. Nos mesures de sécurité s'efforcent de respecter les exigences de la LPRPDE et de la LPRPS dans tous les aspects du travail que nous effectuons pour nos clients.
Les renseignements sont conservés de diverses façons chez Bayshore en raison de la nature de nos activités. Vos renseignements sont conservés en format électronique, dans des dossiers papier et notre personnel en prend également connaissance.
Tous nos employés reçoivent une orientation et une formation sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée et signent une entente relative à la confidentialité et au conflit d’intérêts au moment de leur embauche. Ils reçoivent en outre une formation régulière en cours d’emploi et sont informés de nos pratiques en matière de protection de la vie privée par l’intermédiaire de notre site intranet.
Les renseignements auxquels notre personnel a accès sont considérés comme confidentiels. Nos employés utilisent ces renseignements uniquement pendant l’exercice de leurs fonctions et ne les divulguent à personne. Si on demande à un membre de notre personnel de communiquer des renseignements sur un client de Bayshore, il ne communiquera pas cette information et transmettra la demande à son supérieur immédiat ou à sa supérieure immédiate.
Les renseignements personnels conservés en format électronique sont protégés au moyen de pare-feu de sécurité, de noms d’utilisateur et de mots de passe qui dictent les renseignements auxquels une personne a accès.
Afin de garantir la sécurité des informations personnelles, nous limitons l'accès non autorisé au moyen de politiques, de procédures et de mesures techniques de protection, notamment :
a) fournir des garanties physiques et électroniques raisonnables concernant le stockage des informations personnelles ;
b) limiter l'accès à vos informations personnelles aux employés ou sous-traitants qui, selon nous, doivent raisonnablement entrer en contact avec ces informations pour vous fournir des produits ou des services ou pour faire leur travail ; et
c) régir les employés et autres sous-traitants selon des normes et des politiques strictes pour garantir que les informations personnelles sont sécurisées et traitées avec le plus grand soin et respect.
Les dossiers papier sont conservés dans des locaux appropriés de nos succursales auxquels seul le personnel autorisé a accès. Après les heures d’ouverture, ces dossiers sont conservés dans des aires verrouillées et sécuritaires.
Les télécopies sont transmises à des numéros préprogrammés afin d’éviter l’envoi d’informations à une personne à laquelle elles ne sont pas destinées, et sont accompagnées d’une lettre renfermant un énoncé de confidentialité expliquant au destinataire ce qu’il doit faire s’il reçoit un message par erreur.
Par ailleurs, la signature des courriels comprend un énoncé de confidentialité expliquant à la personne qui les reçoit ce qu’elle doit faire si elle reçoit le message par erreur. Si une télécopie ou un courriel est envoyé au mauvais destinataire, celui-ci est prié de communiquer avec la commissaire à la protection de la vie privée de Bayshore.
Bayshore n'est pas responsable des pratiques de confidentialité des organisations ayant des liens sur notre site Web.
Autres sites de tiers
Bayshore peut fournir de temps à autre des liens vers des sites Web d’autres tiers qu’elle ne contrôle pas. Bayshore n’est pas responsable des pratiques de confidentialité des organisations auxquelles renvoient des liens sur ce site, et la présente politique de confidentialité ne s’applique pas aux sites Web de ces tiers. Bayshore vous encourage à lire les politiques de confidentialité affichées sur les sites Web de ces tiers lorsque vous les consultez pour la première fois. Bayshore n’est aucunement tenue d’examiner ni de veiller à l’application ou au respect de la politique de confidentialité de tout site Web auquel elle renvoie.
Vous avez le droit de consulter les renseignements qui vous concernent
Si jamais vous désirez consulter vos renseignements personnels, vous pouvez en faire la demande par écrit à la commissaire de la protection de la vie privée de Bayshore. Étant donné que votre dossier peut contenir des termes propres au milieu médical ou infirmier, nous vous inviterons à rencontrer l’une de nos infirmières superviseures au moment où vous consulterez votre dossier pour que celle-ci puisse répondre à toutes vos questions. Au besoin, vous pouvez obtenir une copie de votre dossier, en tout ou en partie, au besoin, en présentant une demande écrite à la succursale Bayshore de votre région. Nous aiderons toute personne qui a besoin d’aide pour préparer une demande écrite pour accéder à ses renseignements personnels.
Si vous avez une déficience sensorielle, veuillez nous en informer pour que nous puissions vous donner accès à vos renseignements dans un autre format. Au besoin, des traducteurs peuvent également être mis à votre disposition.
Veuillez noter que nous devrons peut-être recueillir d’autres renseignements pour valider l’identité et l’autorité de la personne qui présente une demande d’accès. Nous nous assurons de cette façon que seules les personnes autorisées à accéder à vos renseignements puissent le faire. Ces renseignements supplémentaires ne serviront qu’à valider la demande d’information.
Des frais raisonnables peuvent être facturés pour récupérer ou copier des dossiers, selon la nature de la demande. Veuillez communiquer avec nous si vous avez des préoccupations relatives au caractère raisonnable de ces frais.
Bayshore s’efforce de répondre à toutes les demandes d’accès aux renseignements personnels dans les 30 jours. Certaines demandes pourront faire l’objet de restrictions ou être refusées. Au nombre des raisons du refus, signalons les suivantes : les renseignements demandés sont de nature confidentielle et exclusive; la divulgation des renseignements peut porter atteinte à la vie privée d’une autre personne; la divulgation des renseignements est interdite par la loi; nous pouvons également décider à notre discrétion de retenir des renseignements ou d’en limiter la divulgation si nous croyons qu’un préjudice pourrait résulter de cette divulgation.
Lorsqu’une demande d’accès aux renseignements est refusée, nous vous informerons de la ou des raisons, y compris des recours dont vous disposez.
Vous avez le droit de faire corriger vos renseignements personnels
Vous pouvez communiquer avec Bayshore pour faire corriger une erreur ou une omission dans vos renseignements personnels, ou pour mettre ces renseignements à jour. Cette demande doit être faite par écrit. Bayshore effectuera la correction aussitôt que possible, dans un délai raisonnable. Si une correction ne peut pas être effectuée, Bayshore vous informera par écrit de la raison. La demande de correction et notre réponse seront conservées dans le dossier.
Si vous avez besoin de plus amples renseignements, ou si vous avez une question ou une préoccupation au sujet de Bayshore et de ses pratiques en matière de protection de la vie privée.
Toute personne qui désire formuler une plainte, poser une question ou faire part d’une préoccupation ou d’un compliment à Bayshore au sujet de la façon dont celle-ci traite les renseignements peut communiquer avec elle. Une enquête approfondie sera effectuée dans tous les cas, et si une plainte ou une préoccupation est bien fondée, des mesures correctives appropriées seront prises, ce qui peut inclure la révision de la politique et des pratiques en vigueur. Les mesures correctives prises seront incluses dans notre réponse à la personne ayant formulé la plainte ou la préoccupation.
Tout le personnel de Bayshore est tenu de protéger le caractère confidentiel de vos renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant vos renseignements personnels ou désirez de plus amples renseignements sur les politiques et les pratiques de Bayshore relatives à la gestion et au traitement des renseignements personnels, veuillez communiquer avec la succursale de Bayshore de votre région. Si vos préoccupations relatives à la protection de votre vie privée ne peuvent être résolues à votre satisfaction, ou si vous désirez de plus amples renseignements, votre demande sera transmise à la commissaire à la protection de la vie privée de Bayshore. Vous pouvez communiquer directement avec la commissaire à la protection de la vie privée de Bayshore par courriel à privacyofficer@bayshore.ca, par téléphone au 1 800 668-9490, , ou par la poste au 2101 Hadwen Road, Mississauga (Ontario) L5K 2L3.
Vous avez également le droit de communiquer avec le commissariat à la protection de la vie privée de votre province si vous le jugez nécessaire. Nous nous efforcerons de faire tout ce qui est notre pouvoir pour résoudre vos préoccupations, et nous vous aiderons à communiquer avec le commissariat à la protection de la vie privée de votre province si vous le croyez justifié.
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